Колко и кои ГОСТИ да поканим на сватбата си?

Колко и кои ГОСТИ да поканим на сватбата си?

След като определите Приоритетите си и Датата на Сватбата следващата важна стъпка е да направите Списък с Гостите. Защо е важно това? Има 2 основни причини.

Първата е по-прагматична и това е Бюджетът. Броят на гостите до голяма степен ще повлияе на бюджета ви. От това, колко хора ще поканите, зависи:

  • изборът на ресторант и големината му,
  • броят стаи за настаняване на гостите,
  • броят на кувертите,
  • количеството алкохол, което ще поръчате,
  • количеството ядки и мезета, ако има нужда,
  • броят подаръци за гости,
  • големината на тортата – броят парчета,
  • броят на сватбените покани,
  • броят на калъфите и панделките за столове.

Всичко това са основни разходи, без които няма как да минете. Дори и най-дребните на вид неща, като подаръчетата за гостите, когато се умножат по 80, 100, 120, се получава цифра от порядъка на 200 / 300 лв., което не е за пренебрегване. Малко по малко ще се съберат много такива „дребни” неща, 🙂 които ще струват по няколко стотачки и разходите ви постоянно ще растат. Затова си дайте сметка не само за кое каква сума сте готови да отделите, но най-вече за КОГО искате да ги дадете!

Броят на гостите е решаващ за нещо мнооого важно – Ресторанта! Колкото повече хора поканите, толкова повече се стеснява изборът ви на ресторант. Големите ресторанти, които събират над 100, 150, 200 човека не са много дори в София, а какво остава за останалите градове. Това автоматично означава, че тези ресторанти бързо запълват графика си и свободните им дати също са малко. Затова трябва да действате и да запазите мястото достатъчно рано, ако сте убедени, че искате да направите голяяяяма сватба. 🙂 За съжаление многото гости ще ви поставят и много ограничения във връзка с ресторанта. Ще трябва да се съобразите с интериора, който ви се предлага и ако ресторантът е решен в червено, няма как да направите сватба в синьо или розово. Същото важи и за менюто и кувертите. Налага се да се съобразявате и да приемате условията, каквито са, защото няма много ресторанти, които да съберат толкова хора. Разбира се, винаги можете да опитате да преговаряте. Ако управителят е интелигентен и си разбира от бизнеса, би трябвало да е гъвкав и да уважи желанията ви, защото ще реализира голям оборот от вашата сватба. Но все пак не разчитайте само на това.

Многото гости ще дойдат и с много коли. Уверете се, че ресторантът има достатъчно голям паркинг. Не просто питайте, а отидете и го вижте с очите си, за да сте сигурни, че това, което ви разказват, наистина съществува. Попитайте, дали в същия ден няма друго голямо събитие, което да ангажира капацитета на паркинга, преди вие и вашите гости да сте дошли. Шофьорите най-добре знаят, колко е напрягащо и неприятно да се лутат по разни малки улички, вместо да спрат културно на предвидените за това места и спокойно и в настроение да дойдат до мястото. Това са малки спънки на фона на голямото събитие, така е, но тези детайли създават цялостното усещане за комфорт и добро изкарване на празника на всеки един от вас. В крайна сметка ако все пак повечето хора се справят някакси сами и се ориентират, винаги ще има такива, които ще решат да ви звъннат по телефона за помощ и съвет, което ще е и съвсем логично. Ако са на непознато място, хората не са длъжни тепърва да се запознават с обстановката и да изследват района. Запомнете, когато става дума за голям брой хора, всичко трябва да става ЛЕСНО! Иначе се получава хаос, който за да вкарате в ред, ще отнеме от вашето златно време на сватбения ден. Организацията на много хора не е никак лесна задача и колкото повече неща обмислите и организирате предварително, толкова по-малко грижи ще имате на самата сватба. Това е ден за пълно щастие, усмивки и радост! САМО!

Когато каните много хора, трябва да създадете условия за всички тях да чуват, виждат и да имат възможност да участват пълноценно в празника ви. Това важи особено за ритуалната зала (или мястото на изнесения ритуал) и църквата. На тези две места се случват най-тържествените моменти за брака ви. Всички се вълнуват за вас, искат да ви видят и да чуят, как казвате ДА. 🙂 Изберете църква и място за ритуала с достатъчно пространство за много хора, добра видимост и акустика. Ще ви напомня само, че и там паркирането трябва да е лесно и достъпно за всички.

Когато съставяте списъка си с гости мислете за това, че координацията на много хора е трудна, затова ако имате възможност да ползвате сватбен агент, не спестявайте от този разход, за да си спестите после от нервите и времето. Дори и да сте описали всички места и часове подробно в поканата си, винаги ще има хора които не са разбрали или запомнили. Много гости четат поканата по диагонал и набързо, колкото да се ориентират, какво и кога ще се случва и изобщо не обръщат внимание на подробните обяснения, които сте се постарали да им напишете.

Сега ще ви споделим нашето ЗЛАТНО ПРАВИЛО за гостите, което ще услени много подготовката ви и ще направи сватба ви истинска, пълноценна и споделена.

ГОСТИТЕ ПРАВЯТ СВАТБАТА!!!

Запомнете това и си го сложете на видно място, когато седнете да съставяте списъка. Задайте си въпроса „Ще направи ли този човек сватбата ми?”, когато се колебаете, дали да поканите някой или не. Поканете най-близките си и верни хора, тези с които до сега сте имали най-пълноценни преживявания, които са били с вас във важните моменти. Поканете тези,  които са допринесли, този ден да го има. Поканете хора, с които се забавлявате, които ви карат да се смеете и разтоварвате. Поканете само положителни хора, искрени, истински и естествени. Защото, каквито хора поканите, такава сватба ще имате! Проверено, изпитано, доказано!

Не се чувствайте длъжни или притиснати да поканите хора, които не са ви близки само от уважение. Ако вие се колебаете, защото не ги чувствате близки, вероятно и с тях е така и дори може да останат изненадани от поканата ви. Не канете далечни роднини, които не сте виждали от години или с които имате съвсем формален контакт. Вие няма да почувствате тяхното присъствие на сватбата ви, а и те няма да се чувстват комфортно, заобиколени от непознати. Не канете съседи, с които само си казвате добър ден, просто защото живеете врата до врата. Има и други начини да покажете уважение, занесете им нещо, почерпете ги, това е достатъчно. Не канете половинките на колегите си от работа, които изобщо не познавате и никога не сте виждали. Ако направите твърде много такива компромиси, сватбата ви ще се напълни с хора които не познавате и когато се огледате около вас ще е пълно с лица, които виждате за първи път. Това няма да ви създаде чувството на уют, което ни дават близките и приятелите. По снимките ще има много хора, за които вие самите ще се питате кои са и с кого са дошли. В ресторанта има ритуали, игри, танци, хорà, на които ще участват гостите, ще хвърляте букет и жартиер. Нали искате да ги хване някой, за който да се зарадвате, чиято половинка познавате и да изживеете заедно този момент.

От възрастните хора поканете само най-близките си, тези с които наистина поддържате връзка, които се вълнуват за вас и които ще се радват, а няма да критикуват и да намират недостатъци през цялото време. Сватбата е купон, а купонът е за млади хора, не го забравяйте! Ако има хора, които ще седят цяла вечер по местата си и ще си тръгнат рано, това са възрастните. Ако толкова искате или ви налагат да ги уважите, направете за тях отделно събиране, поканете ги една вечер на ресторант и ги почерпете. Те искат да си поговорят с вас, да им разкажете, как сте, а това на сватбата няма как да стане. Честно казано, на сватбата няма да имате време да си поговорите с никой, а и целта не е такава. Затова се губи и смисълът да каните възрастни роднини и близки, които няма да танцуват, не харесват шума, силната музика, Криско, лудите танци и виковете Горчиво.

Не се поддавайте на никакви уговорки и настоявания от страна на роднини, това е вашият ден и с вас трябва да са само хора, които са важни за двамата ви. Всички други могат да намерят време и начин да се уважат помежду си, ако това е наистина важно за тях. Вашата сватба няма такова предназначение.

Поканете предимно (на 90%) само млади хора и то с настроение. Всички знаем, че има наши връстници, които и на 20 и на 30 не умеят да се забавляват, пасивни са и цяла вечер ще си стоят по масите. Ако имате и още някакви други резерви към тях, спокойно вземете правилното решение без угризения. Не канете хора за пълнеж, само за да установите после, че точно те са празното място на празника ви.

Обградете с приятели, с които ще се забавлявате, които знаете, че няма да се срамуват да станат от масите, да танцуват, да са активни, да участват в игрите. Сватбата си е до голяма степен музика и танци, имайте го предвид, когато съставяте списъка. Има хора, които казват, аз не танцувам на еди каква си музика, хорà не играя, в игри не участвам да не се изложа, да не ме гледат хората и т.н. Съберете компания, която ще е готова да участва във всичко, без да се страхува, как ще изглежда отстрани, да напълни дансинга и да ви напълни сърцата!

Сложете в списъка си тези, които ще направят купон, ще се раздават цяла вечер и цяла нощ и ще си тръгнат последни, нямат прекалено много претенции и умеят да се забавляват при всякаква музика и обстоятелства. Колкото повече такива купонджии съберете около себе си, толкова по-феноменално забавна и  неповторима сватба ще си направите. Има ли нещо по-важно от това да стане купон и вие и гостите ви да се забавлявате? Всъщност това е идеята на цялото събитие – забавлението! Останалото са подробности, които в деня на сватбата дори няма и да забележите, независимо, колко сте ги мислили и избирали преди това. Какви са салфетките и кой точно нюанс на екрюто са покривките ще ви вълнуват при подготовката, но повярвайте, за самата сватба и купона, това няма да има никакво значение. Хората са важни, затова не правете компромиси със себе си и с това, което ви подсказва сърцето. Не канете хора, които имат лошо пиянство, стават избухливи и непредсказуеми. Избягвайте и двойки, за които знаете, че си падат по кавгите и не подбират време и място за това. Не канете изключително критични и песимистични хора, на които с нищо не може да им се угоди. Не канете хора егоисти, които дори и на вашия ден няма да се въздържат да не насочат вниманието към себе си. Те ще намерят за какво да се нацупят, размрънкат или ще имат претенции, за да покажат колко са важни и специални. Пропуснете и тези, които не могат да се забавляват сами, а винаги имат нужда от някой, който да ги вдигне от масата и да ги развесели. Няма смисъл, ако ще се притеснявате, дали се чувстват добре и дали им е забавно. Сватбата е събитие с толкова много интересни и непредсказуеми моменти, че ако някой не успее да улови тази вълна, той явно просто не иска. Примерите, които ви описвам идват от практиката и от действителността. Това са хора, характери и поведение, с които и ние и вие сме се срещали и знаем, че колкото и абсурдно да звучат, съществуват.

Поканете всеотдайни хора, които са готови на всичко за вас, готови са дори да направят някакъв компромис със себе си, само и само да ви помогнат и да ви видят щастливи!

Като цяло не залагайте на бройката, а на качествените хора! Многото гости не означават задължително много весела сватба. Поканете тези, които са важни за вас, а това обикновено означава, че и вие сте важни за тях и те ще дадат най-доброто от себе си, защото знаят, колко е важен този ден за вашето ново семейство.

Когато завършите списъка си и уточните бройката, извадете 10-15 %. Това са хората, които по едни или други причини няма да могат да дойдат. Най-често това са приятелите ви, които имат малки дечица или бебета. Там нещата са непредсказуеми. Ако детето се разболее, няма родители, които да го оставят на бабите и да тръгнат да се забавляват. Имайте разбиране в такива случаи, всъщност за тях решението да ви се обадят и да ви откажат е още по-неприятно, отколкото вашето разочарование. Има и други извънредни ситуации, които могат да възпрепятстват гостите ви, но това е най-честата причина. Вероятно ще и има хора, които няма да дойдат по съвсем неизвинителни причини. Това са обикновено тези, за които сте се колебаели, дали да ги поканите и в крайна сметка сте решили от „уважение…” да го направите. Ето, нещата се нареждат от само себе си. Просто по втория начин ще разберете, че те не са толкова важни за вас, както и вие за тях.

Историята познава и случаи, когато на сватбата идват хора, които не са поканени. Ще кажете, не може да бъде! Може! 🙂 Някой решават да доведат половинките си, но какво пък толкова, не е нужно да ви казват. Имайте готовност и нагласа и за такива случаи и ги приемете със спокойствие и позитивно. Тук е важно управителят на ресторанта ви да е гъвкав и с бързи реакции, за да може елегантно и без много суетене да отиграе ситуацията с местата и порциите.

Най-неприятно е, когато някои от гостите не дойдат и дори не се обадят, за да се извинят и да ни информират. Все пак вие се подготвяте, включвате ги във всички гореописани бройки, плащате за тях и имате нагласата и очакването, че ще ги видите. И да ви кажа не се учудвайте, ако ви се случи, пак ще се учудите, защото това не е приемливо по всички правила. Но се случва.

За да ви улесним при подредбата и разпределението на гостите, ще ви дадем една примерна таблица, където в реално време можете да отбелязвате всичко на едно място. За да имате и двамата достъп до таблицата, където и да сте и да я редактиране по всяко време дори и през телефона си, направете я в Exel таблиците на Google Drive. Това е най-лесният и удобен начин да я създадете и да я актуализирате веднага, щом ви съобщят някаква промяна. Можете да я споделяте за секунди и с други близки хора, които помагат за организацията или със сватбената си агентка.

В тази таблица веднъж направена можете да отбелязвате всяка една подробност като например – потвърдили ли са гостите или не, дали ще дойдат, разпределение по маси, кои са вегетарианци, за кои трябва да търсите транспорт, за кои трябва бебешко столче или детско меню, на кои сте раздали покани, за кои трябва стая в хотел, телефон за връзка и всичко друго, което се отнася до гостите.

таблица-списък-за-сватбата

Първо съставете списък с гостите и отбележете по цветове, кои гости са от страна на булката (например червено и нюансите му – розово, оранжево и т.н.) и кои от страна на младоженеца (например синьо и нюансите му – тюркоаз, светло, тъмно синьо и т.н.). С различните нюанси отбележете статута на гостите, т.е. семейство, роднини, приятели, колеги. Това е много лесен и ефективен начин във всеки един момент да имате ясен поглед над списъка си, да правите промени и размествания.

В следващата графа направете разпределението по маси, като сложите срещу всеки гост номера на масата му. Нататък по желание допълнете с други графи – вегетарианци, нощувки, раздадени покани и т.н.

В горната част на таблицата отбележете общия брой в съответната колонка, съответно – общ брой гости, вегетарианци, нощувки по видове стаи и дати,  раздадени покани.

списък-с-гостите-на-сватба

Когато съставяте списъка с нощувките, дайте на управителя имената и фамилиите на всички гости и кой на коя дата ще нощува и каква стая ще ползва, както е оформен примерът в таблицата. Дори и да ви кажат, че нямат нужда от толкова подробен списък, вие го подгответе. И една стая да се обърка, ще отнеме време да се разбере от всички гости, за кого става въпрос, за каква стая и т.н. А ако нямате сватбен агент, който да ви придружава през цялото време, което разбира се, се заплаща, тогава всички тези дребни въпроси и уточнения ще са насочени към вас. Затова изпипайте детайлите в организацията, за да не ви се налага да се занимавате с нея в сватбения си ден.

При поканите отбелязвайте, кои са получени и потвърдени. За двойките и семействата ще ви е необходима една покана. Можете да добавите и графа с пощенски адреси, защото със сигурност ще се наложи да изпратите някои по пощата, на хора, които живеят в чужбина или в друг град. Всички останали по възможност дайте лично, за да видите израженията на лицата на хората, реакциите им – да им се насладите! 🙂

Ще намерите и примерна схема с масите и подредбата на гостите по местата им. Умишлено местата, които се падат с гръб към дансинга и съответно няма да имат добра видимост са оставени празни. Това е жест на съобразителност към гостите ви и ще им създадете удобството и удоволствието да ви виждат през цялото време. На всяка маса отбележете номера й и броя гости, които ще седят в реда, в който ще са подредени. Неслучайно формата на масите е кръгла. Разбира се вие можете да ги замените с масите, с които разполага вашият ресторант, но тенденцията в сватбените ресторанти е, да предлагат кръгли маси. Това е най-актуалната и предпочитана форма. Кръглите маси са по-гъвкави при подредбата и са по-удобни за гостите. Има ресторанти, които специално сменят оборудването и мебелировката си, за да отговорят на тези съвременни тенденции. Ето ви още един критерии при избора на ресторант, за който да помислите.

списък-за-сватбата

сватбен-списък

Ето и ВСИЧКО, което трябва да включите в таблицата:

  • Гост – 2 имена, ще ви е нужна фамилия, ако има повтарящи се първи имена, както и за да дадете на управителя на хотела списък с гостите, които ще ползват нощувки.
  • Статут – Роднина, милиционер? 🙂
  • Номер на масата, на която ще седне.
  • Вегетарианци.
  • Детско меню.
  • Детско столче.
  • Нощувки – брой, дати и вид стая. Например:

                 1.А (Appartment) 01+02.08

                15 DR (Double Room)-02.08

                3 DR-02.+03.08

                5 SR (Single Room)-02.08

  • Изпратени/получени покани.
  • Адреси на гостите.
  • Телефони на гостите.
  • Особености.

Тази таблица е изключително полезна и работеща! Всички графи можете да допълните в сватбения списък с гости, който сме приложили. Изтеглете си го и го оформете, според вашите нужди.

Вече знаете всичко необходимо, с което трябва да се съобразите, когато избирате гостите на сватбата си. Можете да се захващате с таблицата. Дръжте я винаги под ръка и готови да направите промени. Такива ще има до последния ден и дори на самия ден! 🙂

Сватбен Списък с Гостите

Напиши коментар